Биообразцы

Пробирки по штрихкоду, отправки в центральную лабораторию с манифестом, приёмка и сверка с результатами лаборатории.

Во многих исследованиях кровь и мочу отправляют в центральную лабораторию: результаты приходят оттуда, а потерянная, размороженная или записанная на другого пациента пробирка означает пропущенное значение. Биообразцы ведут каждую пробирку от центра до лаборатории по штрихкоду на этикетке и сверяют файл лаборатории с пробирками.

Кто что делает

• Исследователь и команда центра регистрируют пробирки своих пациентов и отправляют их.
• Дата-менеджер отмечает приёмку лабораторией, сверяет файл лаборатории с пробирками и задаёт типы образцов и лаборатории; администратор проекта может всё.
• Монитор видит пробирки и отправки своих центров, не меняя их.

Зарегистрировать пробирку

1. Откройте Биообразцы. Курсор уже стоит в поле Штрихкод: отсканируйте этикетку сканером или введите вручную.
2. Выберите пациента, визит и тип образца, проверьте время забора (оно не может быть в будущем) и нажмите Зарегистрировать.

Штрихкод — от 4 до 40 букв, цифр, дефисов, точек или подчёркиваний, в исследовании он регистрируется один раз: вторую пробирку с тем же штрихкодом система не примет. Пробирку, разбитую или пролитую в центре, отмечают уничтоженной с причиной.

Отправить в лабораторию

На вкладке Отправки каждый центр видит свои ещё не отправленные пробирки. Оставьте отмеченными пробирки, которые кладёте в коробку, выберите лабораторию и температурный режим, укажите курьера и трек-номер и нажмите Отправить выбранные пробирки. Отправка получает номер (SH-0001) и манифест: список пробирок, который печатают и кладут в коробку или отправляют в Excel.

Приёмка

Когда лаборатория подтверждает доставку, дата-менеджер открывает отправку и отмечает каждую пробирку: в порядке, гемолиз, разморожена, протекла, мало материала или не доставлена, затем нажимает Отметить приёмку. Плитки на странице считают пробирки в центре, в пути, в лаборатории и потерянные.

Сверка с лабораторией

На вкладке Сверка загрузите файл лаборатории (CSV или Excel). В нём нужна колонка штрихкодов; пациент, дата получения и результат используются, если они есть. Ничего не сохраняется, страница показывает расхождения:

• Другой пациент на штрихкоде: в лаборатории пробирка записана на другого пациента;
• Неизвестны исследованию: штрихкоды, которые не регистрировал ни один центр;
• Отправлены, но нет в файле: пробирки отправлены, а лаборатория их не указывает;
• Получены без результата и в центре больше 7 дней: пробирки, по которым нужно напомнить.

В демо-исследовании ссылка Пример файла лаборатории даёт файл с типичными ошибками, чтобы попробовать сверку.

Настройки

Типы образцов записываются по одному в строке как КОД|название|хранение, хранение — одно из ambient, refrigerated, frozen, deep_frozen; лаборатории — по одной в строке. По умолчанию: сыворотка, плазма с ЭДТА, цельная кровь, моча и плазма для фармакокинетики.

Журнал аудита

Каждая зарегистрированная, отправленная, принятая или уничтоженная пробирка — запись в журнале аудита её пациента; каждая отправка, приёмка, сверка и изменение настроек — тоже. Пункт меню показывает, сколько пробирок лежит в центре больше недели.