YouEDC Trials

Статусы центров и активация, набор, визиты мониторинга, отчёты и письма, действия, отклонения от протокола.

YouEDC Trials — пятый раздел портала, простая система управления исследованием (CTMS) для мониторов и администратора проекта. В нём ведутся статусы центров и их активация, план и факт набора, визиты мониторинга с отчётами и письмами центру, действия с датами и журнал отклонений от протокола. Цифры центров (пациенты, SDV, запросы, согласия) раздел берёт из YouEDC Capture сам; в проекте YouEDC Studio набор вводится вручную.

Вкладка YouEDC Trials в верхней строке открывает стол монитора: что ждёт вас сегодня по всем вашим исследованиям и таблица ваших центров. Внутри исследования раздел открывается пунктом меню YouEDC Trials. Функцию включает Владыка портала (функция «YouEDC Trials» в разделе «Функции и лимиты»).

Кто что видит

• Администратор проекта и монитор планируют визиты, пишут отчёты, ведут центры, действия и отклонения. Монитор с ограничением по центрам видит только свои центры (в статистике — все центры с названиями и пациентов своих центров).
• Утверждает отчёты администратор проекта и те участники, кого он отметил в настройках раздела («ведущий монитор» — это право, а не отдельная роль). Автор свой отчёт не утверждает никогда.
• Исследователь видит свои центры, письма монитора своему центру (и подтверждает, что прочитал), действия, назначенные центру, и отклонения своего центра. Отчёты мониторинга исследователю не показываются.
• Дата-менеджер видит центры, набор, действия и отклонения, классифицирует отклонения.
• Наблюдатель (спонсор) видит сводку без номеров пациентов; в статистике — пациентов за числами, только если администратор проекта это разрешил.

Пациенты везде пишутся только по номерам: без имён, дат рождения и других сведений, по которым можно узнать человека. Исходные документы центра в портал не загружаются.

Центры: статус и активация

На странице центра выберите статус и отметьте шаги активации: соглашение о конфиденциальности, анкета, визит отбора, договор, одобрение этического комитета, центр в разрешении Минздрава, основные документы, визит инициации, активация. У каждого шага есть плановая дата, дата выполнения и заметка; в таблице центров видно, сколько шагов сделано и какой следующий. Каждое изменение пишется в журнал аудита.

План и факт набора

Страница Набор сравнивает план с фактом по каждому центру и по исследованию в целом. План — это цель центра (её задают в карточке центра), равномерно разложенная на период набора из настроек раздела, начиная с дня активации центра. Факт в исследовании YouEDC Capture считается сам по включённым пациентам; в проекте YouEDC Studio скрининг и включение вводятся на странице центра. График показывает накопленный факт, план пунктиром и сегодняшний день.

Визиты мониторинга и отчёт

1. Запланируйте визит на странице «Визиты»: центр, вид (отбор, инициация, рутинный, закрытие), на месте или удалённо, дата и монитор. Перед визитом его страница показывает подготовку: цифры центра и что нового с прошлого визита, открытые действия и отклонения центра, вопросы будущего отчёта.
2. Отметьте визит проведённым с датами. Цифры центра в этот момент сохраняются в отчёте; пока отчёт — черновик, их можно пересчитать.
3. Напишите отчёт: кого встретили, ответы на вопросы (да, нет, не применимо, с комментарием), находки для центра, внутренние находки и выводы монитора, действия центру с датами. Черновик можно сохранять сколько угодно раз.
4. Подпишите и отправьте: введите пароль. Версия отчёта замораживается, её хеш подписывается со значением «Автор отчёта», утверждающим приходит письмо.
5. Утверждающий открывает версию, подписывает её паролем («Проверено и утверждено») или возвращает с заметкой. При возврате подпись автора снимается, монитор правит и отправляет новую версию.

Без интернета ничего не теряется. Пока монитор пишет отчёт, черновик хранится и в этом браузере. Если связь пропала, форма не отправляется, а портал предупреждает, что черновик ждёт в браузере; когда страница откроется снова, текст вернётся в форму, и его останется сохранить. Кнопка Отбросить и показать сохранённый отчёт убирает копию из браузера. После сохранения на сервере копия в браузере больше не нужна и удаляется сама. На общем компьютере сохраняйте черновик до ухода.

Утверждённый отчёт уходит во входящие TMF (отбор, инициация, мониторинг, закрытие) и скачивается в Word по каждой версии. Изменить утверждённый отчёт можно только с причиной: он снова становится черновиком, а утверждённая версия остаётся действующей, пока не утвердят новую. Срок отчёта (по умолчанию 10 дней после визита) задаётся в настройках; просроченные отчёты стоят первыми на столе монитора.

Письмо центру

После утверждения портал готовит письмо центру из отчёта: находки для центра и открытые действия центра с датами. Внутренние находки и выводы монитора в письмо не попадают. Монитор проверяет текст, при необходимости правит и отправляет. Исследователи центра получают письмо на почту, открывают его в портале и нажимают Я прочитал письмо; монитор видит, кто и когда подтвердил. Отправленное письмо не меняется и кладётся во входящие TMF. Срок письма (по умолчанию 15 дней после визита) задаётся в настройках.

Действия

Действие — это что нужно сделать, кому (центр, монитор, спонсор, дата-менеджер), к какой дате и насколько срочно. Действия нумеруются в исследовании, привязываются к центру и, если появились на визите, к визиту. Накануне срока исполнитель получает письмо и ещё одно, если срок прошёл. Закрывая действие, напишите, что сделано. Исследователь видит и закрывает только действия своего центра.

Отклонения от протокола

В логе (журнале) отклонений каждое отклонение имеет номер, центр, номер пациента, категорию (согласие, критерии отбора, окно визита, пропущенный визит, препарат, сообщение о безопасности, запрещённая терапия, другое), даты события и обнаружения и источник. Кнопка Найти возможные отклонения в данных в исследовании YouEDC Capture предлагает возможные отклонения: согласие подписано после включения, визит вне окна, визит не состоялся, а также правила, которые включает план отклонений (ниже). Каждое такое предложение появляется один раз; решает человек.

Отклонение классифицируют как важное или неважное (ICH E6(R3): важное может существенно повлиять на полноту, точность или надёжность ключевых данных либо на права, безопасность или благополучие пациента) и записывают корректирующие и предупреждающие меры. Закрыть отклонение можно только после классификации.

План отклонений от протокола

Руководитель проекта, мониторы и дата-менеджеры заранее договариваются, какие отклонения ожидаются в исследовании. Страница План отклонений (вкладка «Отклонения») хранит их как типы: код, категория, описание, важность по умолчанию, признак может раскрыть лечение и способ выявления — людьми или правилом YouEDC Capture с параметрами. Загрузите план спонсора из Excel (на странице есть шаблон, на втором листе — допустимые значения) или добавляйте и меняйте типы в портале. Каждое изменение, в том числе загрузка, — новая версия плана с автором, датой и примечанием; в журнале аудита видно, какие коды добавлены, изменены и удалены.

• Правила, а не догадки. Правила фиксированные и на одних и тех же данных дают один и тот же результат, поэтому их можно валидировать (GAMP 5); искусственного интеллекта здесь нет. Кроме трёх правил выше план может включить ещё два: критерий отбора не соблюдён у пациента, который продолжил участие (в форме критериев на критерий включения ответили «Нет» или на критерий невключения — «Да», а у пациента есть данные другого визита: выбывший на скрининге — не отклонение; код формы и начала кодов полей — параметры, по умолчанию IE, INC и EXC) и форма не заполнена на состоявшемся визите (все формы визита или перечисленные коды форм). Эти два правила работают, только если в плане есть тип для них.
• Классификация по плану. Возможное отклонение, найденное правилом, получает тип, который выявляется этим правилом: его категорию, важность по умолчанию и признак слепости, а версия плана записывается в аудит. Важность люди могут поменять; отклонение без типа классифицируют люди, как раньше. Добавляя отклонение вручную, выберите его тип из плана.
• Слепые типы. Отклонение типа, который может раскрыть лечение (например, выдан набор другой группы), видит только расслеплённая команда: заслеплённые участники не видят его ни в логе, ни в счётчиках, ни в значке меню, ни на форме. Отклонение на форме для расслеплённой команды тоже видно только ей.

Отклонения в ИРК

У отклонения может быть место: пациент, визит и его повторение, форма и поле. На странице ввода данных YouEDC Capture у поля с отклонением появляется маленькая метка с номером (красная у важного, серая у закрытого); она ведёт к записи в логе. Карточка Отклонения от протокола рядом с запросами показывает отклонения формы, и те, кто фиксирует отклонения (монитор, дата-менеджер, центр, руководитель проекта), записывают там новое: выберите поле (или всю форму), тип по плану или категорию и опишите, что произошло. В логе место отклонения ведёт обратно на форму к этому полю. Возможные отклонения, найденные в данных, тоже получают место, если оно есть (визит, критерий отбора, незаполненная форма). Метки и карточку видят те, кому виден лог отклонений, только по своим центрам и никогда — на форме, скрытой от заслеплённого участника.

Финализация и одобрение лога

Перед закрытием базы лог отклонений финализируют: на странице Финализация и одобрение его автор (монитор, дата-менеджер или руководитель проекта) подписывает весь лог паролем, когда все отклонения классифицированы. Другой человек, который утверждает отчёты о визитах, одобряет его своей подписью или возвращает с замечанием; автор свой лог не одобряет. Одобренная версия уходит во входящие TMF файлом Word (отклонения только для расслеплённой команды там посчитаны, но не перечислены: TMF читает и заслеплённая команда). Любое последующее изменение лога (добавили, классифицировали или закрыли отклонение) делает подписанную версию устаревшей: страница лога об этом говорит, и лог нужно подписать заново. Заслеплённый участник не подписывает лог, в котором есть отклонения только для расслеплённой команды. Пункт Лог отклонений от протокола финализирован и одобрен в готовности к закрытию следует за этим сам.

План мониторинга

План задаёт, как часто навещать каждый активный центр, по его уровню риска из раздела «Риск центров» YouEDC Capture. Администратор проекта включает план в настройках раздела и пишет число дней между визитами для высокого, среднего и низкого риска (по умолчанию 30, 60 и 90). Центр без достаточных данных и центры проекта YouEDC Studio считаются центрами среднего риска.

• Срок следующего визита — последний визит инициации или рутинный визит (или день активации центра) плюс дни его уровня риска. Он виден в таблице центров («по плану») и на странице центра.
• Если срок прошёл, а визит не запланирован до этого дня, центр попадает на стол монитора с пометкой «визит» и уровнем риска.
• Уровень риска пересчитывается из данных исследования, поэтому при росте риска срок следующего визита сам становится ближе.

Риск-ориентированная SDV. В тех же настройках план задаёт, какую долю форм, требующих SDV, центр должен иметь проверенной при каждом уровне риска (по умолчанию высокий 100%, средний 50%, низкий 20%). Доля проверенных форм берётся из YouEDC Capture. Если центр проверил меньше, это видно на странице центра и в таблице центров, а центр попадает на стол монитора с пометкой «SDV». Когда риск центра растёт, растёт и требуемая доля.

Подпись плана. Вкладка «План мониторинга» показывает план, который действует сейчас, и его версии. Монитор или администратор проекта пишет остальное содержание плана (например, удалённые визиты и порядок эскалации) и подписывает версию паролем: это подпись автора. Утверждает её своей подписью другой человек, который утверждает отчёты о визитах, или возвращает с замечанием. Автор не утверждает свой план. Утверждённая версия уходит в папку TMF как файл Word. Если настройки плана поменяли после подписи, вкладка предупреждает, что план нужно подписать снова. Каждая подпись, возврат и отказ в подписи пишутся в аудит.

Статистика по центрам

Вкладка Статистика показывает все центры исследования рядом: сколько включено к плану на сегодня, сколько выбыли досрочно, запросов на пациента и запросов старше 14 дней, долю SDV, пропущенные визиты и визиты вне окна, пациентов без согласия или с нужным переподписанием, важные отклонения, нежелательные явления на пациента и сколько дней прошло с последнего визита монитора. Сверху итоговые плитки по исследованию; клик по плитке сортирует карту по этому показателю, худшие центры сверху.

• Цвет — сравнение с исследованием. Центр сравнивается с медианой центров, у которых не меньше 5 пациентов; числа (запросы, пропуски, отклонения) сравниваются в расчёте на пациента. Жёлтая клетка — в 1,4 раза хуже медианы, красная — вдвое и больше. У центра с меньшим числом пациентов клетка серая: на трёх пациентах один выбывший — уже 33 %, и цвет бы обманул. Для нежелательных явлений жёлтым отмечается подозрительно мало сообщений. Дни с визита монитора сравниваются с планом мониторинга (с днями среднего риска, если план выключен).
• Каждое число открывает пациентов. Клик по клетке открывает статистику центра: центр против медианы исследования и таблицу его пациентов с уже включённым фильтром (например, только пациенты со старыми запросами). Над таблицей написано, совпадает ли число с текущими данными; если за это время что-то изменилось, видно оба числа. Код пациента открывает его карточку в YouEDC Capture. В таблице по 50 пациентов на странице.
• Сводка считается заранее. Числа карты берутся из ежедневного среза по центрам, поэтому страница открывается быстро и в большом исследовании. Срез обновляется раз в сутки и по кнопке Пересчитать (руководитель, дата-менеджер, монитор; не чаще раза в 10 минут). Небольшое исследование считается сразу при первом открытии, большое — в фоне. Журнал аудита для статистики не читается.
• Кто что видит. Руководитель, дата-менеджер и мониторы видят все центры с названиями, пациентов — по своим центрам. Исследователь видит только свой центр против медианы исследования, названия других центров ему не показываются. Спонсор (наблюдатель) видит числа всех центров; пациентов за числами — только если администратор проекта разрешил это в настройках раздела, и тогда без перехода в карточку пациента.
• Ослепление. В статистике нет разбивки по группам лечения ни для кого. В слепом исследовании формы «только для неослеплённой команды» не входят в числа для ослеплённых участников: срез хранит два набора чисел, и каждый видит тот, на который у него есть право.

В проекте YouEDC Studio пациентов в портале нет, поэтому карта показывает только набор (по ручным числам) и дни с визита монитора. В демо-исследовании статистика готова сразу после создания: центры активированы, визиты мониторинга с утверждёнными отчётами, возможные отклонения разобраны, а последний центр давно не посещали.

Статистика по всем исследованиям

Вкладка Статистика по всем исследованиям рядом со столом монитора (и пункт в меню раздела) собирает все ваши исследования на одной странице. Сверху итоги: исследования и центры, включённые пациенты против цели и плана на сегодня, центры с красной клеткой на карте, открытые запросы и запросы старше 14 дней, SDV, просроченные отчёты и сколько исследований закончат набор позже плана.

• Таблица исследований. Полоса набора показывает факт, чёрная метка — план на сегодня, справа цель. Прогноз окончания — дата, когда цель будет набрана при темпе последних 8 недель (если набор начался позже, то за прошедшие недели); он жёлтый, если позже плановой даты окончания набора не больше чем на 30 дней, и красный, если позже. «Центры по цветам» считают центры по худшей клетке на карте: красные, жёлтые, зелёные, серые. Спарклайн — включённые пациенты за 12 недель. Код исследования открывает его карту центров.
• Центры, требующие внимания. Десять центров всех исследований с красными и жёлтыми клетками, сначала те, где красных больше. Каждый показатель открывает статистику центра с уже включённым фильтром пациентов.
• Что изменилось за 7 дней. Сравнение со срезом недельной давности: новые пациенты и выбывшие, открытые и старые запросы, SDV, новые важные отклонения и серьёзные НЯ, клетки, ставшие красными, и выполненные визиты мониторинга. Раздел заполняется, когда срезы пишутся хотя бы неделю.
• Тренды. Внизу графики за 12 недель по всем исследованиям: включённые пациенты, открытые запросы, запросы старше 14 дней и SDV. Такие же спарклайны есть на плитках статистики проекта и в статистике центра, а на вкладке Набор на графике показан прогноз.
• Виджет на главной. «Исследования в YouEDC Trials»: исследования с полосой набора и числом красных клеток и три центра, которым нужно внимание больше всего.

Всё читается из ежедневных срезов: страница ничего не пересчитывает, поэтому она быстрая и при десятках исследований. Исследование без среза считается в фоне и отмечено как «считается». Видимость та же, что у статистики проекта: исследователь видит только свои центры, остальные видят все центры, а статистика центра открывается только в пределах ваших центров. Срезы старше 90 дней хранятся по одному в неделю, поэтому тренды за 12 недель не занимают места. В демо-исследовании срезы записаны за каждый понедельник 12 недель, так что тренды и изменения видны сразу.

Настройки раздела

Администратор проекта задаёт период набора (начало и конец), сроки отчёта и письма в днях, план мониторинга, видит ли спонсор пациентов в статистике и список тех, кто утверждает отчёты. Письма раздела (отчёт ждёт утверждения, отчёт утверждён или возвращён, письмо центру, срок действия) включаются и выключаются в профиле.