Administration et sécurité

E-mail et notifications

Quels messages arrivent et comment les désactiver, un message à la fin d’une longue tâche, la vérification de la messagerie par l’administrateur.

Le portail envoie des e-mails dans trois cas : les messages de service (invitation, réinitialisation du mot de passe), les notifications d’événements que chacun active ou désactive dans son profil, et un message à la fin d’une longue tâche, si vous l’avez demandé au lancement. Les messages partent de contact@youedc.com, dans la langue choisie dans le profil du destinataire.

Le trajet d’un message

Un exemple tiré des données de démonstration : Anna Smirnova a accepté l’invitation de Tim au registre REG-DIAB-01. Le message est mis en file d’attente : le bouton répond tout de suite, même si le serveur de messagerie est lent ou en panne. Un problème de messagerie n’annule jamais l’action elle-même.

Les messages que vous pouvez désactiver

Ouvrez votre Profil, section « Notifications par e-mail », décochez ce dont vous n’avez pas besoin et cliquez sur « Enregistrer ». La modification est inscrite dans la piste d’audit.

Les administrateurs voient aussi le groupe « Administration ». Le message de changement de mot de passe ne peut pas être désactivé : il protège le compte.

Mon rôle ou mon accès dans un projet a changé : un responsable a modifié votre rôle ou vos centres, fermé ou rétabli votre accès ;
Quelqu’un a accepté mon invitation : la personne invitée a rejoint le projet ;
Ma tâche en arrière-plan est terminée : décide si la case « M’avertir par e-mail à la fin » est cochée par défaut ;
pour les administrateurs : une tâche système a échoué (par exemple, la vérification nocturne de l’audit a trouvé une chaîne rompue) et un nouvel utilisateur s’est inscrit (désactivé par défaut).

Les queries, la SDV et les autres événements de YouEDC Capture rejoindront cette liste avec l’arrivée de l’EDC dans le portail.

Un message quand une longue tâche est terminée

Les longues tâches peuvent tourner en arrière-plan : le serveur travaille pendant que vous faites autre chose. Cochez « M’avertir par e-mail à la fin », et un message avec un lien vers le résultat arrive quand c’est fini. Si la tâche échoue, le message arrive aussi, avec la raison.

Une construction CDISC dans YouEDC Studio : dans l’onglet « Jeux de données et fichiers », cliquez sur « Construire en arrière-plan ». Pendant la construction, la page de l’étude affiche « L’étude est en cours de construction en arrière-plan ».

La page « Mes tâches en arrière-plan » : la construction CDISC de YE-DEMO-301 est terminée, avec un lien vers le résultat — Toutes vos tâches sont dans Profil > Mes tâches en arrière-plan : état, résultat, lien et fichiers. Les fichiers sont conservés 7 jours ; seul leur auteur les voit et les télécharge.

Pour l’instant, la construction CDISC et les tâches système de l’administrateur peuvent tourner en arrière-plan. Les autres outils de YouEDC Studio répondent en quelques secondes : un message n’y est pas utile. Les exports de YouEDC Capture recevront la même case avec l’arrivée de l’EDC.

Vérifier la messagerie (administrateurs)

À tout moment, ouvrez Administration > Messagerie :

« Vérifier la connexion » : le portail se connecte au serveur de messagerie sans rien envoyer ;
« Envoyer un message de test » : un vrai message vers n’importe quelle adresse, tout de suite, sans file d’attente ;
en cas de problème, vous voyez la raison en clair et quoi faire, avec le texte technique de l’erreur en dessous.

La page Administration > Messagerie : compteurs, vérification et réglages du serveur — En haut, les compteurs sur 7 jours : envoyés, en attente, en nouvel essai et en échec. À droite, les réglages de .env : le mot de passe n’est jamais affiché, seulement « défini » ou « non défini ».

Plus bas, les derniers messages : destinataire, objet, état et erreur. Le texte des messages n’est pas affiché : il peut contenir des liens de connexion. Si des messages ont échoué après tous les essais, un bouton « Renvoyer » apparaît. Chaque vérification est inscrite dans l’audit du portail.

Chaque message part mis en forme et en texte brut pour les messageries qui n’affichent pas la mise en forme. Leur apparence dans chaque langue est sur Administration > Messagerie > L’apparence des messages ; vous pouvez vous envoyer n’importe quel exemple.

Configuration (administrateur du serveur)

Les réglages de messagerie sont dans le fichier .env du serveur : EMAIL_HOST, EMAIL_PORT, EMAIL_SSL, EMAIL_USER, EMAIL_FROM. Le mot de passe se définit uniquement avec deploy/set_mail_password.sh et n’est jamais conservé dans git, des fichiers ou des échanges. Vous pouvez aussi vérifier la messagerie sur le serveur, depuis le dossier d’installation : docker compose exec yp_app flask --app wsgi send-test-email votre@adresse. La commande envoie un message tout de suite et dit pourquoi en cas d’échec. Sans messagerie, le portail fonctionne : les liens d’invitation et de réinitialisation s’affichent à l’écran.